Politika zasebnosti

1. Upravljavec osebnih podatkov

Upravljavec osebnih podatkov, obdelanih prek tega spletnega mesta in v okviru komunikacije o catering storitvah, je Veradellawhitehouse d.o.o., Tržaška cesta 42, 1000 Ljubljana, Slovenija. Za vprašanja o zasebnosti lahko pišete na info@veradellawhitehouse.com. Telefonska številka za splošne informacije je +386 40 728 415.

Ta politika pojasnjuje, katere osebne podatke lahko obdelujemo, zakaj jih obdelujemo, kako dolgo jih hranimo, komu jih lahko razkrijemo in katere pravice imate po Splošni uredbi o varstvu podatkov (GDPR), slovenski zakonodaji o varstvu osebnih podatkov ter drugih veljavnih predpisih.

2. Katere podatke lahko zbiramo

Podatke praviloma prejmemo neposredno od vas, kadar nas kontaktirate, pošljete povpraševanje ali se z nami dogovarjate o izvedbi storitve. Glede na vrsto komunikacije lahko obdelujemo naslednje kategorije:

• identifikacijske in kontaktne podatke, kot so ime, priimek, e-poštni naslov in telefonska številka;
• podatke o dogodku, kot so predvideni datum, lokacija, število udeležencev, vrsta dogodka, časovni okvir in posebne organizacijske zahteve;
• vsebino sporočil, povpraševanj, dogovorov, ponudb in druge poslovne komunikacije;
• podatke, ki so potrebni za pripravo ponudbe, izvedbo pogodbe, izdajo računov in izpolnitev zakonskih obveznosti;
• omejene tehnične podatke, ki nastanejo pri običajnem delovanju spletnega strežnika, na primer čas zahteve, zahtevani vir, vrsto brskalnika in IP-naslov, kadar jih strežniška infrastruktura beleži zaradi varnosti in diagnostike.

Prosimo, da v prosta besedilna polja ne vnašate podatkov, ki niso potrebni za pripravo ali izvedbo storitve. Posebnih vrst osebnih podatkov ne zahtevamo prek spletnega obrazca. Če nam jih posredujete zaradi posebne prehranske ali druge nujne zahteve, jih bomo obdelali samo v obsegu, ki je potreben in pravno dopusten.

3. Nameni in pravne podlage obdelave

Povpraševanja in priprava ponudbe

Kontaktne podatke in informacije o dogodku uporabljamo za odgovor na vaše vprašanje, pripravo ponudbe in izvedbo korakov na vašo zahtevo pred sklenitvijo pogodbe. Pravna podlaga je člen 6(1)(b) GDPR oziroma, kadar ne gre za predpogodbeno razmerje, naš zakoniti interes za učinkovito poslovno komunikacijo po členu 6(1)(f) GDPR.

Izvedba naročene storitve

Če se dogovorimo za izvedbo, podatke obdelujemo za organizacijo, koordinacijo, izvedbo, komunikacijo, obračun in reševanje morebitnih reklamacij. Pravna podlaga je izvajanje pogodbe.

Zakonske in računovodske obveznosti

Določene poslovne in transakcijske podatke moramo hraniti zaradi davčnih, računovodskih in drugih zakonskih zahtev. V teh primerih je pravna podlaga člen 6(1)(c) GDPR.

Varnost, preprečevanje zlorab in uveljavljanje zahtevkov

Omejene podatke lahko obdelujemo zaradi zaščite spletnega mesta, preprečevanja zlorab, dokazovanja dogovorov ter uveljavljanja ali obrambe pravnih zahtevkov. Pravna podlaga je naš zakoniti interes, pri katerem vedno upoštevamo nujnost in sorazmernost obdelave.

Privolitev

Kadar je za določeno dejanje potrebna privolitev, jo bomo zahtevali jasno in ločeno. Privolitev lahko kadar koli prekličete z učinkom za naprej, ne da bi to vplivalo na zakonitost obdelave pred preklicem.

4. Obrazci in elektronska komunikacija

Obrazci na spletnem mestu so namenjeni pripravi povpraševanja. Pred pošiljanjem preverite pravilnost podatkov. Če je spletno mesto nameščeno brez strežniškega sistema za sprejem obrazcev, lahko obrazec uporabnika preusmeri na kontaktno stran; v takem primeru se podatki ne obdelujejo na našem strežniku samo zaradi izpolnitve polj.

Pri komunikaciji po e-pošti lahko sporočila vsebujejo osebne podatke. Dostop do poslovne komunikacije je omejen na osebe, ki ga potrebujejo za obravnavo povpraševanja ali izvedbo storitve.

5. Prejemniki in obdelovalci

Osebnih podatkov ne prodajamo. Dostop lahko imajo pooblaščeni zaposleni ali sodelavci ter pogodbeni ponudniki, ki za nas opravljajo podporne storitve, na primer gostovanje, informacijsko podporo, računovodstvo, logistiko ali strokovno svetovanje. Ti prejemniki prejmejo samo podatke, ki jih potrebujejo za svojo nalogo, in so zavezani k ustrezni zaupnosti ter varstvu podatkov.

Podatke lahko razkrijemo tudi pristojnim državnim organom, če to zahteva zakon, veljavna odločba ali drug pravno zavezujoč postopek.

6. Prenosi izven Evropskega gospodarskega prostora

Pri izbiri ponudnikov si prizadevamo, da se podatki obdelujejo v Evropskem gospodarskem prostoru. Če bi bil za določeno storitev potreben prenos v tretjo državo, bomo uporabili veljaven mehanizem iz poglavja V GDPR, na primer sklep o ustreznosti ali standardne pogodbene klavzule, ter po potrebi dodatne zaščitne ukrepe.

7. Roki hrambe

Podatkov ne hranimo dlje, kot je potrebno za namen, zaradi katerega so bili zbrani. Običajna povpraševanja, ki ne vodijo do poslovnega razmerja, se izbrišejo ali anonimizirajo, ko niso več potrebna za komunikacijo in razumno nadaljnje spremljanje. Podatke, povezane s sklenjeno pogodbo, lahko hranimo v času trajanja pogodbenega razmerja in nato toliko časa, kolikor je potrebno zaradi zakonskih rokov, računovodskih obveznosti ter morebitnih pravnih zahtevkov.

Roki se lahko razlikujejo glede na kategorijo podatkov in pravno obveznost. Ko hramba ni več potrebna, podatke izbrišemo, anonimiziramo ali varno arhiviramo, kadar zakon zahteva nadaljnjo hrambo.

8. Varnost osebnih podatkov

Uporabljamo primerne tehnične in organizacijske ukrepe, usmerjene v zaupnost, celovitost in razpoložljivost podatkov. Ti lahko vključujejo nadzor dostopa, omejevanje uporabniških pravic, posodobitve programske opreme, varnostne kopije, beleženje pomembnih dogodkov, zaščito komunikacijskih kanalov in postopke za obravnavo varnostnih incidentov.

Noben informacijski sistem ne more zagotoviti absolutne varnosti. Če zaznamo kršitev varnosti osebnih podatkov, jo obravnavamo skladno z veljavnimi zakonskimi obveznostmi, vključno z obveščanjem pristojnega nadzornega organa in posameznikov, kadar je to potrebno.

9. Vaše pravice

Pod pogoji iz GDPR lahko zahtevate dostop do svojih osebnih podatkov, popravek netočnih podatkov, izbris, omejitev obdelave, prenosljivost podatkov ter ugovarjate obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu. Kadar obdelava temelji na privolitvi, jo lahko prekličete.

Zahtevo lahko pošljete na info@veradellawhitehouse.com. Pred obravnavo lahko razumno preverimo identiteto prosilca, da podatkov ne razkrijemo nepooblaščeni osebi. Na zahteve odgovorimo v rokih, ki jih določa GDPR. Če je zahteva očitno neutemeljena ali pretirana, lahko uporabimo možnosti, ki jih dovoljuje zakon.

Če menite, da so bile vaše pravice kršene, imate pravico vložiti pritožbo pri pristojnem nadzornem organu za varstvo osebnih podatkov v Sloveniji ali pri nadzornem organu druge države članice EU, kadar je to glede na vaš položaj dopustno.

10. Avtomatizirano odločanje in profiliranje

Na tem spletnem mestu ne izvajamo odločitev, ki bi temeljile izključno na avtomatizirani obdelavi in bi imele za posameznika pravne ali podobno pomembne učinke. Prav tako ne izvajamo oglaševalskega profiliranja obiskovalcev prek zunanjih sledilnih omrežij.

11. Zasebnost otrok

Spletno mesto in catering storitve niso zasnovani za samostojno zbiranje osebnih podatkov otrok. Če je pri organizaciji dogodka treba navesti informacije, ki se nanašajo na mladoletne udeležence, naj jih posreduje odgovorna odrasla oseba in samo v obsegu, ki je dejansko potreben za izvedbo dogovorjene storitve.

12. Spremembe politike

Politiko lahko občasno posodobimo zaradi sprememb zakonodaje, naših postopkov ali tehničnega delovanja spletnega mesta. Na tej strani bo vedno objavljena trenutno veljavna različica z datumom zadnje posodobitve. Pri bistvenih spremembah bomo, kadar je to primerno, zagotovili dodatno obvestilo.

13. Kontakt glede zasebnosti